Information System di Perusahaan Retail

A study on Information management system in Tesco Plc

Author: Bisnu Kumar Chongbang, Dhankuta Nepal, Now in London

Artikel ini adalah mengenai Tesco PLC, toko grosir dan retail multinasional dari Inggris, yang bermarkas di Cheshunt, United Kingdom.

Data dan Informasi

studi ini menganalisa pengaruh manajemen informasi pada proses pengambilan keputusan pada perusahaan Tesco, dan membahas mengenai pentingnya berbagi informasi dalam organisasi dan bagaimana suatu informasi dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategi.

Data digunakan oleh senior eksekutif atau manajer untuk dapat perform dengan efektif dan sukses dalam pekerjaan manajemen dan data membantu para manajer untuk membuat keputusan yang baik untuk masa depan. Data juga dapat menyediakan gambaran dari aktivitas pada masa lalu yang berhubungan dengan naik turunnya suatu organisasi.

Informasi dikenal sebagai bentuk data yang lebih halus dan telah diproses dimana dapat dinterpretasikan dan dimengerti oleh si penerima pesan. Informasi akan lebih berguna dibandingkan data dan dapat digunakan untuk membuat keputusan strategi dalam suatu organisasi

Pengaruh Sistem Manajemen Informasi dalam Organisasi

SMI adalah sistem aliran informasi antara area fungsional dari manajemen seperti Human Resources, keuangan, produksi, pemasaran dan menyebar pada lapisan yang berbeda pada top manajemen, menengah dan bawah organisasi. Hal ini adalah suatu proses dalam penerapan prosedur formal untuk memberikan informasi yang tepat pada semua level manajemen dalam tiap fungsi, dengan dasar sumber data eksternal dan internal, yang bertujuan untuk mendukung manajemen mengambil keputusan yang efektif dan tepat dalam merencanakan, mengendalikan, dan mengarahkan kegiatan organisasi selanjutnya. Sistem Manajemen Informasi dikonseptualisasikan untuk mengatur informasi dengan lebih baik sehingga dapat mendukung dalam pembuatan keputusan bagi manajer atau eksekutif dengan memberikan akses mendapatkan informasi yang relevan dalam memenuhi tujuan strategi dari organisasi (Lucey, 2005).

Keamanan sistem informasi adalah semua hal mengenai pengaturan resiko dan mempertimbangkan penyebab dan efek dan biaya sebagai pelanggaran dari keamanan. Prinsip hukum pertanggungjawaban yang harus dipahami ketika mengambil, membagi dan menyimpan informasi antara lain :

·                 Kerahasiaan dan privasi termasuk kepatuhan dalam UU perlindungan data

·                 Hak cipta dan perlindungan

·                 Kontrak mengenai kewajiban

·                 IS dan tindak kejahatan

Satu format yang digunakan oleh Tesco dibahas pada studi ini. Tesco emnggunakan format yang disebut dengan RTI (Real Time Link) dengan BizTalk dan SQL server untuk menyediakan tim manajemen di kantor pusatnya dengan dimana tersimpan penyimpanan data supermarket penjualan yang terdiri lebih dari 12000 penyimpanan. Hal ini memberikan pandangan bagi manajer mengenai performa individu, dasar yang kuat untuk aplikasi real time lainnya termasuk manajemen inventori dan laboratorium mengenai pengawasan. Tesco juga menggunakan proses data mining dengan menganalisa informasi langsung melalui Electronic Point of Sale (EPOS)/poin penjualan elektronik (Tesco, 2010).

Sumber-sumber untuk membantu dalam menganalisis data dan informasi

Organisasi menerima data dan informasi dari berbagai sumber, pada dasarnya dari banyak area, yaitu sumber internal dan eksternal.

Sumber Internal

Catatan keuangan adalah sumber utama dari sumber informasi internal. Catatan tersebut menyediakan rincian transaksi bisnis di masa lalu yang dapat digunakan sebagai dasar utama untuk merencanakan serta mempersiapkan peramalan dan anggaran di masa mendatang

Informasi Eksternal

Informasi eksternal secara tidak langsung merupakan informasi yang diperoleh dari luar kegiatan organisasi. Kebijakan pemerintah, catatan, dokumen yang diterbitkan, jurnal, media, saingan dan lainnya adalah sumber informasi eksternal utama yang dimana organisasi dapat memperoleh informasi yang berguna dan dapat digunakan untuk tujuan tertentu di masa datang

Metode evaluasi manajemen informasi dalam organisasi

Evaluasi seringkali menekankan pada pentingnya pengguna atau pandangan informan ketika mengevaluasi keefektifannya. Hal ini terlihat pada kepuasan pengguna manajemen informasi sebagai penghubung antara tujuan tertentu yang berhubungan dengan informasi tersedia di IS dan tujuan yang khusus untuk meningkatkan proses organisasi (Symons, 1994).

Metode Observasi

Mereka mengecek sistem, seberapa baik sistem bekerja dimana mereka melihat apakah sistem ini membantu seseorang untuk melakukan pekerjaannya menjadi lebih cepat atau lebih efisien.

Metode Workshop

Tesco mengatur workshopnya dengan perwakilan dari lapisan organisasi yang berbeda, komunitas atau konsumen, tim inti, penasihat eksternal mengenai sistem informasi yang digunakan di organisasi.

Metode menangkap informasi untuk membantu dalam pembuatan keputusan strategis.

Penangkapan infromasi adalah cara untuk mengumpulkan dokumen, dokumen elektronik dan form, menyaring untuk mendapatkan kembali informasi yang akurat dalam bentuk digital, dan memindahkannya ke database bisnis dan aplikasi yang akan digunakan. 

Artikel ini dikutip dari:

http://www.scribd.com/doc/79844828/PDF-Information-Management-System-in-Tesco